Obowiązek zawarcia pisemnej umowy z lekarzem lub poradnią medycyny pracy wynika z przepisów prawa – ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (Dz.U. 2018.1155)
Zgodnie z art. 12 ust. 1 tej ustawy, badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne muszą być wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy.
Dotyczy to każdego zakładu pracy, bez względu na ilość zatrudnianych pracowników.
Badania wykonane przez lekarza, z którym pracodawca nie ma podpisanej umowy, mogą zostać zakwestionowane, np. w razie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Orzeczenie lekarza medycyny pracy, z którym pracodawca nie zawarł stosownej umowy, może nie być honorowane.
Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że znaczna grupa pracodawców (szczególnie małe firmy) nie stosują się do ww. przepisów. W efekcie konsekwencje finansowe i zalecenia pokontrolne zależeć będą od indywidualnej decyzji inspektora PIP.
W przepisach nie przewidziano możliwości uznawania orzeczeń od lekarza medycyny pracy, który nie zawarł z pracodawcą ww. umowy, ale jednocześnie przepisy nie wykluczają możliwości zawarcia stosownej umowy z kilkoma lekarzami lub poradniami równocześnie.
Art. 12. 1. Badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez podmiot obowiązany do ich zapewnienia, o którym mowa w art. 5 ust. 2, zwany dalej „zleceniodawcą”, z podstawową jednostką służby medycyny pracy, zwaną dalej „zleceniobiorcą”.
3. Umowa powinna określać w szczególności:
1) strony umowy oraz osoby objęte świadczeniami z tytułu umowy;
2) zakres opieki zdrowotnej, który w odniesieniu do pracowników powinien obejmować co najmniej te rodzaje świadczeń, do których zapewnienia zleceniodawca jest obowiązany na podstawie Kodeksu pracy, niniejszej ustawy i przepisów wydanych na ich podstawie;
3) warunki i sposób udzielania świadczeń zdrowotnych, a w szczególności: sposób rejestracji osób objętych umową, organizację udzielania świadczeń, tryb przekazywania zaświadczeń lekarskich o zdolności do pracy bądź nauki oraz sposób podania tych informacji do wiadomości zainteresowanych;
4) sposób kontrolowania przez zleceniodawcę wykonywania postanowień umowy;
5) obowiązki zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy dotyczące:
a) przekazywania informacji o występowaniu czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych wraz z aktualnymi wynikami badań i pomiarów tych czynników,
b) zapewnienia udziału w komisji bezpieczeństwa i higieny pracy działającej na terenie zakładu pracy,
c) zapewnienia możliwości przeglądu stanowisk pracy w celu dokonania oceny warunków pracy,
d) udostępniania dokumentacji wyników kontroli warunków pracy, w części odnoszącej się do ochrony zdrowia;
6) wysokość należności, sposób jej ustalania, terminy płatności oraz tryb rozliczeń finansowych;
7) dopuszczalność zlecania osobom trzecim przez zleceniobiorcę niektórych obowiązków wynikających z umowy, zgodnie z art. 14;
8) okres, na który została zawarta umowa, z tym że okres ten nie może być krótszy niż rok;
9) sposób rozwiązywania umowy za wypowiedzeniem i przypadki stanowiące podstawę rozwiązywania umowy ze skutkiem natychmiastowym;
10) tryb rozstrzygania sporów związanych z realizacją i rozliczeniem finansowym umowy, zwłaszcza w przypadku uchybień stwierdzonych w trybie określonym w art. 18 ust. 2 pkt 2.
3. Realizacja zadań służby medycyny pracy, określonych w trybie art. 9 ust. 4, przez osoby, o których mowa w art. 2 ust. 3, następuje na podstawie umowy zawartej ze zleceniodawcą. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. Zleceniobiorca informuje właściwą inspekcję o niewywiązywaniu się przez zleceniodawcę z zobowiązań, o których mowa w ust. 2 pkt 5.